Cabinets comptables, juridiques et de professionnels, de 5 à 50 personnes
Soutien informatique pour cabinets comptables et juridiques.
Dossiers confidentiels, portail client, période des impôts ou échéances fixes : PME Soutien prend en charge l’informatique de votre cabinet, des postes aux comptes, et applique les accès par dossier que vous autorisez. Le forfait Prévention ajoute la sauvegarde, la protection des postes et la sécurité. Même service et même prix que pour toute PME.
Quotidien 59 $ou Prévention 89 $par utilisateur, par mois, avant taxes.Matériel, licences, projets et visites sur place en sus.
Trois phrases que tout cabinet connaît.
Et ce qu’on fait pour qu’elles ne deviennent pas des problèmes.
« Qui a accès à ce dossier ? »
La confidentialité des dossiers
Un partage ouvert trop large, un ancien stagiaire encore connecté : le dossier d’un client est vu par quelqu’un qui n’avait pas à le voir.
Ce qu’on fait
On applique dans Microsoft 365 ou Google Workspace les accès par dossier que vous autorisez, on ferme ceux qui ne servent plus et on note chaque changement.
« Pas en pleine période des impôts. »
La période de pointe
Une mise à jour qui bloque un poste, une licence échue ou une imprimante en panne, la semaine même de l’échéance.
Ce qu’on fait
On convient avec vous, à l’avance, de ce qui doit être prêt avant la saison. Les changements qui peuvent attendre attendent après l’échéance.
« Envoyez-moi ça par courriel. »
L’échange de documents
Des déclarations, des contrats et des pièces d’identité qui voyagent en pièce jointe, et un faux courriel qui imite votre cabinet ou votre client.
Ce qu’on fait
On vérifie qui a accès aux partages et au portail client, et on note chaque changement. Avec le forfait Prévention, les réglages de connexion et de protection du courriel de votre plateforme sont configurés et tenus à jour.
Tout le service, appliqué à un cabinet.
Les mêmes volets que pour toute PME, vus avec les yeux d’un bureau de professionnels.
| Le volet | Dans un cabinet | Ce qu’on fait |
|---|---|---|
| Postes et appareils | Portables des associés, postes partagés à la réception, numériseurs. | Soutien à distance et inventaire tenu à jour. Forfait Prévention : supervision, mises à jour automatiques, protection et chiffrement vérifié. |
| Comptes, arrivées et départs | Stagiaires, employés saisonniers, professionnels qui changent de cabinet. | Comptes créés à l’arrivée, accès fermés au départ sur votre autorisation, chaque retrait noté. |
| Microsoft 365 ou Google Workspace | Dossiers partagés par client, boîtes partagées, calendriers de rendez-vous. | Partages, groupes et droits, selon les accès que vous autorisez. |
| Sécurité | Fraude au virement, courriels qui imitent un client ou une banque. | Forfait Prévention : protection des postes, authentification multifacteur imposée à tous, comptes administrateurs séparés, protection du courriel tenue à jour. |
| Sauvegardes et reprise | Documents signés qui doivent rester retrouvables des années plus tard. | Forfait Prévention : sauvegarde de Microsoft 365 ou Google Workspace, licence comprise, restaurations sur demande. |
| Réseau, Wi-Fi et pare-feu | Clients en salle d’attente, travail de la maison. | Forfait Prévention : pare-feu, Wi-Fi et accès à distance gérés et surveillés, pour votre bureau. |
| Planification et fournisseurs | Licences à renouveler avant la saison, éditeur du logiciel de gestion. | Appels à vos fournisseurs, dans les deux forfaits. Forfait Prévention : revue trimestrielle des renouvellements, du budget et des priorités. |
Et le reste : téléphonie, serveurs et infonuagique, projets et déménagements, Loi 25, volet informatique et soutien aux employés. Les 12 volets en détail
Comptables, avocats, notaires, ingénieurs : les mêmes bases, des pointes différentes.
Un bureau de 8 ou de 30 personnes, peu importe la profession : ce qui change, c’est le calendrier et le type de dossiers.
Cabinets comptables et fiscalistes
- La période des impôts et les fins d’exercice, préparées avant, pas pendant.
- Des employés saisonniers à ouvrir et à fermer, avec une date de fin.
- Le portail client et les signatures électroniques.
- Les logiciels fiscaux sur les postes ; l’éditeur reste responsable du logiciel.
Avocats et notaires
- Des accès par dossier, pour que chacun ne voie que ce qui le concerne.
- Des documents signés conservés longtemps, et retrouvables.
- Des échéances qui ne se déplacent pas.
- Le travail hors du bureau, sans ouvrir le réseau à tout vent.
Ingénieurs, architectes et autres bureaux
- Des fichiers volumineux et des plans partagés entre collègues.
- Des portables qui passent plus de temps chez les clients qu’au bureau.
- Des logiciels spécialisés ; leur éditeur reste responsable du logiciel.
- Les projets archivés, sauvegardés et retrouvables.
Prêt pour la période de pointe.
Une liste à revoir avec nous quelques semaines avant la saison chargée. Ce qui n’est pas prêt se règle avant, pendant que ça ne presse pas.
La période des impôts, une fin d’exercice ou une série d’échéances n’est pas le moment d’une mise à jour majeure ou d’un changement d’imprimante. On en convient avec vous à l’avance.
Au forfait Prévention, la revue trimestrielle sert justement à voir venir ces semaines-là : renouvellements, risques et priorités.
Avant la saison
Liste de préparation
Cabinet Exemple
- Postes à jour, et mises à jour majeures reportées après l’échéance
- Licences et abonnements renouvelés avant leur date d’échéance
- Sauvegardes vérifiées par une restauration d’essai
- Comptes des employés saisonniers créés, avec une date de fin
- Authentification multifacteur sur tous les comptes qui touchent aux dossiers
- Imprimantes et numériseurs vérifiés, fournitures commandées
- Le numéro du fournisseur Internet à portée de main, et un plan si le lien tombe
Arrêter d’envoyer des dossiers en pièce jointe.
Le courriel reste l’outil préféré des clients, et la cible préférée des fraudeurs. Quelques habitudes changent tout.
Ce qu’on voit encore souvent
- Des déclarations et des pièces d’identité envoyées en pièce jointe.
- Un dossier partagé ouvert à « toute personne ayant le lien ».
- Des coordonnées bancaires changées sur la foi d’un seul courriel.
- Un même mot de passe pour le courriel et le portail client.
Ce qu’on vous recommande
- Un dossier partagé par client, accessible seulement aux bonnes personnes.
- Un lien avec date d’expiration plutôt qu’une pièce jointe.
- Tout changement de coordonnées bancaires confirmé par téléphone.
- L’authentification multifacteur pour tous ceux qui touchent aux dossiers.
Le même prix que pour toute PME.
Pas de supplément « professionnel ». Le soutien se calcule par utilisateur, par mois ; le matériel, les licences et les projets sont soumis à part.
Quotidien 59 $ou Prévention 89 $par utilisateur, par mois, avant taxes.Matériel, licences, projets et visites sur place en sus.
- Forfait Quotidien, 59 $. Le soutien et l’administration de tous les jours : les demandes de votre équipe, vos comptes et vos appareils, à distance.
- Forfait Prévention, 89 $. Tout le forfait Quotidien, plus la gestion proactive, la sécurité et la sauvegarde.
Les questions des cabinets.
Votre pratique a ses particularités ? Parlons-en au premier appel.
Les autres secteursConnaissez-vous nos logiciels de fiscalité ou de gestion de dossiers ?
On s’occupe de ce qui les entoure : les postes, les accès, l’imprimante et, avec le forfait Prévention, le réseau et la sauvegarde de Microsoft 365 ou Google Workspace. L’éditeur reste responsable de son logiciel. Quand le problème vient du logiciel lui-même, on ouvre le dossier chez l’éditeur avec les faits et on suit la réponse.
Le prix est-il différent pour un cabinet ?
Non. C’est le même service et le même prix que pour toute PME : 59 $ (forfait Quotidien) ou 89 $ (forfait Prévention) par utilisateur, par mois, avant taxes. Le matériel, les licences et les projets sont soumis à part.
Pouvez-vous limiter l’accès d’un employé à certains dossiers ?
Oui. Vous décidez qui doit voir quoi ; on applique ces accès dans Microsoft 365 ou Google Workspace et on note chaque changement. Une réorganisation complète des dossiers et des droits est un projet, soumis à part.
Que se passe-t-il quand un professionnel quitte le cabinet ?
Sur votre autorisation, on ferme ses accès, on s’occupe de sa boîte et de ses fichiers selon vos directives, et on note ce qui a été retiré. Le cabinet garde un historique écrit du départ.
Garantissez-vous la conformité aux règles de notre ordre professionnel ?
Non. Votre ordre fixe les règles, et vos obligations déontologiques restent de votre ressort. Notre travail : appliquer dans vos outils les accès et les mesures que vous décidez, et noter ce qui a été fait.
En période de pointe, êtes-vous plus disponibles ?
Les cibles restent les mêmes en saison. Pendant les heures ouvrables, la première réponse est visée dans les 4 heures ouvrables au forfait Quotidien et dans les 2 heures ouvrables au forfait Prévention, dont les demandes passent en premier. Une panne qui empêche tout le bureau de travailler passe en tête de file, dans les deux forfaits. Ce sont des cibles de première réponse, pas des garanties de résolution, sans crédit ni pénalité. C’est pourquoi on prépare la période chargée avec vous à l’avance.
Parlons de l’informatique de votre cabinet.
Un premier appel, sans engagement, pour voir comment vos accès sont gérés et ce qui doit être prêt avant votre prochaine période de pointe.
Quotidien 59 $ou Prévention 89 $par utilisateur, par mois, avant taxes.Matériel, licences, projets et visites sur place en sus.
À préciser dans votre message
- 1Combien de professionnels et d’employés, et vos périodes chargées.
- 2Microsoft 365 ou Google Workspace, et vos logiciels de gestion.
- 3La façon dont les accès aux dossiers sont accordés aujourd’hui.
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Votre demande d’appel
Nous vous répondons en français, pendant les heures ouvrables : par courriel, ou par téléphone si vous laissez un numéro.
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